Executive Assistant

Als Executive Assistant ondersteun je de Managing Director Benelux op zowel operationeel als strategisch niveau. In deze veelzijdige rol combineer je de dagelijkse taken van een Executive Assistant met strategische ondersteuning. Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van dagelijkse zaken zoals agendabeheer en communicatie, en je speelt een sleutelrol in het coördineren van strategische projecten.

Deze rol vereist een pro-actieve houding, uitstekende organisatorische vaardigheden en het vermogen om moeiteloos te schakelen tussen uiteenlopende taken. Je werkt vanuit ons kantoor in Amsterdam en bent een belangrijke schakel in het waarborgen van een soepele gang van zaken.

Wat je dagelijks doet

• Plannen en coördineren van afspraken, meetings en reizen voor de Managing Director, met een scherp oog voor een efficiënte tijdsplanning.
• Beheren van de mailbox van de Managing Director, waarbij je e-mails en verzoeken nauwkeurig prioriteert en acties adequaat coördineert.
• Afhandelen van administratieve taken, zoals het indienen van declaraties.
• Organiseren van internationale reizen, inclusief het boeken van vluchten en hotels, en het zorgen voor een naadloze reisplanning.
• Verzamelen en voorbereiden van alle relevante documenten voor meetings, inclusief het bijhouden van actiepunten voor opvolging.
• Fungeren als de communicatieschakel tussen de Managing Director, het Management Team en de verschillende afdelingen, zodat belangrijke informatie tijdig en effectief wordt gedeeld en opgevolgd.
• Coördineren van projecten en initiatieven die bijdragen aan de strategische doelen van de organisatie. Dit omvat het monitoren van de voortgang (in Monday), en het rapporteren van resultaten aan de Managing Director.
• Coördineren van de samenwerking tussen verschillende afdelingen om ervoor te zorgen dat de strategische doelen van de organisatie worden bereikt.

Wat we zoeken

• Minimaal 8 jaar ervaring als Executive Assistant, bij voorkeur binnen de media of een internationaal bedrijf.
• Een energieke, proactieve en assertieve professional die gestructureerd werkt.
• Ervaring met Apple-producten en goed uit de voeten kunnen met Keynote
• Uitstekende organisatie- en communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk.
• Vloeiend in zowel geschreven als gesproken Nederlands en Engels.
• Iemand die goed gedijt in een dynamische en informele werkomgeving.

Wat wij jou bieden

Je komt terecht in een team van gepassioneerde collegas en krijgt de kans om te werken bij één van de grootste internationale muziekmaatschappijen. Naast een goed arbeidsvoorwaardenpakket, een internationaal netwerk, volop kansen om je te ontwikkelen en muzikale extras zoals evenementen, festivals en concerten creëren wij een dynamische en inspirerende werkomgeving.

We begrijpen dat je wellicht niet aan álle genoemde criteria voldoet. You know what, dat doen wij ook niet! Als je jezelf uitgedaagd voelt, moedigen we je aan om nu te solliciteren!

As an Executive Assistant, you will provide operational and strategic support to the Managing Director Benelux. This versatile role combines traditional EA responsibilities with strategic involvement, requiring a proactive attitude, strong organizational skills, and the ability to manage a wide range of tasks seamlessly.

You will be based in our Amsterdam office, playing a pivotal role in ensuring smooth operations while contributing to strategic projects.

What youll do:

Daily operational support:

• Scheduling and coordinating appointments, meetings, and travel for the MD, ensuring efficient time management.
• Managing the MDs inbox by prioritizing emails and coordinating actions.
• Handling administrative tasks such as submitting expense reports.
• Organizing international travel, including booking flights and hotels, and creating seamless travel itineraries.
• Preparing relevant documents for meetings, including tracking action points for follow-up.
• Acting as a communication liaison between the MD, the Management Team, and various departments to ensure timely and effective information flow.

Strategic project support:

• Coordinating projects and initiatives that align with the companys strategic goals, including tracking progress (in Monday), addressing challenges, and reporting outcomes to the MD.
• Preparing management reports, analyses, and presentations to assist in strategic decision-making.
• Facilitating cross-departmental collaboration to ensure strategic objectives are achieved.

Who you are:

• A minimum of 8 years of experience as an Executive Assistant, preferably in media or an international environment.
• A highly energetic, proactive, and assertive professional with a structured working style.
• Experience with Apple products and proficiency in Keynote.
• Excellent organizational and communication skills, both written and verbal.
• Fluency in both written and spoken Dutch and English.
• Someone who thrives in a dynamic, informal work environment.

What we give you:

• You join a vibrant global community with the opportunity to channel your passion every day
• A modern office environment designed for you, empowering you to bring your best
• Investment in your professional growth and development enabling you to thrive in our vibrant community
• The space to accelerate progress, positively disrupt and create what happens next
• We give you the platform to champion positive change, with the opportunity to contribute to our social impact, diversity, equity and inclusion initiatives
• We provide an excellent range of benefits like private medical cover, a generous pension scheme, life assurance, income protection, plus loads of music industry perks. Theres also time off over winter break

Equal Opportunities As an active part of a culturally and socially diverse society, Sony Musics aim is that our workforce is diverse and inclusive. Sony Music is an equal opportunity employer and supports workforce diversity. We employ, retain, promote and otherwise treat all employees and job applicants according to their merit, qualifications, competence and talent. We apply this policy without regard to any individuals sex, race, religion, origin, age, sexual orientation, marital status, medical condition or disability. Privacy Policy Please click here to read our privacy policy before beginning the application process as you will need to agree to the terms of the policy before submitting your information.