Meeting Operations

Ben jij de creatieve duizendpoot die wij zoeken en ben je graag bezig met het organiseren van duurzame evenementen van A tot Z, dan is deze stageplek iets voor jou! We zijn namelijk per 1 februari 2025 op zoek naar een Meeting Operations Stagiair.

De organisatie

The Green Meeting Center Arnhem is dé groene vergaderlocatie in hartje centrum, naast het Centraal Station. Wij willen onze gasten inspireren met toonaangevende en onderscheidende meeting faciliteiten in een groene en duurzame omgeving. Daarin willen we dat iedereen zich thuis voelt en bovenal geïnspireerd en geraakt wordt door wie we zijn, wat we doen en hoe we dat doen. Onze locatie is uitstekend geschikt voor allerlei soorten bijeenkomsten van 2 tot 200 personen. Binnen ons bedrijf werken ongeveer 10-15 medewerkers, verdeeld over de afdelingen receptie, keuken en banqueting. Service en kwaliteit staat bij ons altijd bovenaan en als team willen we dat onze gasten meer dan tevreden naar huis gaan.

The Green Meeting Center Arnhem is onderdeel van The Onemeeting Company en dit jaar is The Green ook nog eens erkend als “Great Place to Work”! Een Great Place to Work zijn en blijven, kan alleen met de alleraardigste medewerkers. Medewerkers die intrinsiek gemotiveerd zijn om andere mensen - gasten en collegas - blij te maken.

Jouw stage

Jij bent van A tot Z verantwoordelijk voor de organisatie van verschillende evenementen op onze locatie. Van het voeren van telefonische en live verkoopgesprekken, het opstellen van offertes, relatiebeheer en telefonische acquisitie. Maar daarnaast draai je ook operationeel mee om te ervaren hoe wij met de juiste gastvrijheidsdosis elke dag weer duurzame evenementen organiseren. Je werkt nauw samen met de locatiemanager en ondersteun je hem in alle lokale marketing acties en pak je ook nieuwe aanvragen op die zowel via de telefoon als mail binnen komen. Geen dag is dus hetzelfde en krijg je veel verantwoordelijkheden om jouw steentje bij te dragen aan het optimaliseren van onze (groen) processen! De locatiemanager is jouw begeleider, maar kan je zeker ook bij al je andere collegas terecht op de afdeling waar je dan werkt.

Taken en verantwoordelijkheden

• Verzorgen van (interne) communicatie, opstellen van nieuwsbrieven en beheer van de website en social media, in samenwerking met marketing partner en locatiemanager;
• Ondersteunen in de ontwikkeling innovatie en duurzame ideeën/concepten ter verbetering van de klant- en gastervaring in zowel de operatie als communicatie;
• Registreren en analyseren van financiële en marketing rapportages. Vanuit resultaten worden nieuwe plannen geadviseerd aan de locatiemanager of samen met de locatiemanager ontwikkeld;
• Opstellen van offertes en bevestigingen (binnen de richtlijnen met betrekking tot prijsafspraken, prijsstructuur en yield- en aannamebeleid) en het vastleggen van de gemaakte afspraken in ons eigen reserveringssysteem;
• Verantwoordelijk voor aansturing van operationele afdeling, onder leiding van F&B supervisors en locatiemanager. Inclusief organisatie en operatie van evenementen om zo de aansluiting met trends en ontwikkelen te vinden en hier conceptuele ideeën uit te genereren voor zowel de F&B afdeling als de locatiemanager;
• Bijwonen van commerciële en marketing (strategie)sessies om hier vervolgens plannen uit te maken en de ontwikkeling te starten.

Jouw eventuele stageopdracht wordt in overleg met jouw stagebegeleider bepaald.

Wie ben jij?

Je bent een echte groene doener! Je hebt een hands-on-mentaliteit en vindt het leuk om aan diverse projecten te werken met een focus op hospitality en duurzaamheid. Je kan goed schakelen tussen diverse werkzaamheden en krijgt er energie van om veel ballen tegelijk in de lucht te houden. Je hebt daarom geen 9-17 mentaliteit en bent flexibel inzetbaar. Natuurlijk houden wij wel zoveel mogelijk rekening met je rooster en studieverplichtingen, zodat je een goede balans hebt in je werk tijden. Daarnaast volg je momenteel een HBO of MBO niveau 3 of hoger opleiding en bent minimaal 4 dagen per week beschikbaar.

Wat bieden wij?

• Een stagevergoeding;
• Een gemotiveerd team wat je ontvangt met open armen in een duurzame werkomgeving;
• Een uitdagende en vooral gevarieerde stage waarbij elke dag er anders uit ziet;
• Een eigen werkplek, maar ook ga je mee op externe afspraken en volg je bijeenkomsten om je vaardigheden nog verder te ontwikkelen;
• Vrijheid voor eigen inbreng en mogelijkheid tot persoonlijke groei en ontwikkeling;
• Uitzicht op eventuele doorgroeimogelijkheden bij goed functioneren;
• Een hartverwarmend cultuurprogramma ‘Kindest Together met allerlei leuke activiteiten, zoals het jaarlijkse zomer- en nieuwjaarsevent.

Geïnteresseerd?

Heb je na het lezen van deze vacature een glimlach op je gezicht gekregen? Dan ontvangen we graag jouw sollicitatie! Deze kan je sturen naar Steffan van Oudenallen, Locatiemanager The Green Meeting Center Arnhem. Ben je enthousiast geraakt over deze stage én onze organisatie, maar heb je nog vragen? Voor meer informatie kun je altijd contact opnemen via ons contactformulier, of via telefoonnummer 026 - 353 78 40. Of kom langs op locatie, de deur staat altijd open!

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.