Secretaresse Epidemiologie en Data Science

Wat ga je doen

Als (junior) secretaresse bij het afdelingssecretariaat van de afdeling Epidemiologie en Data Science, kom je op een grote afdeling te werken waar onderzoekers, docenten en consulenten aangesteld zijn. Het is een dynamische afdeling waar geen één dag hetzelfde is. Als secretaresse ben je verantwoordelijk voor de administratieve, secretariële en organisatorische werkzaamheden van de hele afdeling. Samen met een directe collega vorm je het afdelingssecretariaat. De taken zijn onder andere:

• Beheren van HR zaken in Peoplesoft (denk aan aanmelden nieuw personeel, mutaties, verlengingen) en zaken regelen voor buitenlandse studenten/promovendi.
• Planning en beheer van aanwezigheidsroosters voor onderwijs en consultatie.
• Mede organiseren van EDS Events.
• Algemene taken en verschillende (ook projectmatige) werkzaamheden voor een goed lopende dagelijkse gang van zaken binnen en buiten het secretariaat.
• Algemene organisatorisch voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van (online) bijeenkomsten, vergaderingen, congressen, seminars en cursussen.
• Overige secretariële en administratieve werkzaamheden (facturen, ICT, ad-hoc vragen);
• Waarneming van directe collega bij afwezigheid.

Wat neem je mee

• Afgeronde mbo-opleiding (niveau 4), bij voorkeur richting secretaresse en/of managementsupport.
• Uitstekende kennis van MS Office.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse- en goede beheersing van de Engelse taal, zowel in woord als geschrift.
• Een open, zelfverzekerde en representatieve houding.
• Een no-nonsense, daadkrachtige en hands-on werkhouding.
• Goede contactuele vaardigheden, je beweegt je makkelijk tussen verschillende lagen in de organisatie.
• Je kunt goed samenwerken, bent stressbestendig en je werkt graag in teamverband.
• Kennis van Peoplesoft is een pre.
• Bij voorkeur ben je beschikbaar op dinsdag en woensdag.

Wat bieden we jou

• Een jaarcontract met uitzicht op een vast contract.
• Inschaling in salarisschaal 6: € 2.499 tot € 3.434 bruto bij een fulltime dienstverband (afhankelijk van opleiding en ervaring). Daarnaast ontvang je onder andere 8,3% eindejaarsuitkering en 8% vakantietoeslag. Bereken hier jouw netto salaris.
• Gratis en onbeperkt toegang tot onze online leeromgeving GoodHabitz.
• Pensioenopbouw bij het ABP, waarvan wij 70% van de premie betalen.
• Een (gedeeltelijke) vergoeding van je OV-reiskosten. Kom je liever op de fiets? Dan hebben we een goede fietsregeling.
• Een actieve personeelsvereniging én Jong Amsterdam UMC vereniging, die beide leuke (sportieve) activiteiten en evenementen organiseren.

Waar en met wie werk je samen

De afdeling Epidemiologie en Data Science (EDS) bestaat in de huidige vorm sinds 2020 en is ontstaan door de fusie van afdelingen van VUmc en AMC. De afdeling heeft drie belangrijke kerntaken: research, consultatie en onderwijs. De afdeling EDS initieert zelf (internationaal) onderzoek en participeert in onderzoek op alle vakgebieden van de 8 onderzoeksinstituten van Amsterdam UMC. Daarnaast levert de afdeling een belangrijke bijdrage aan het Amsterdam Public Health instituut.

Voor de consultatie bieden collegas van de afdeling methodologische en statistische ondersteuning bij opzet en analyse van onderzoek, de afdeling heeft zitting in de METc en meerdere collega’s zitten in de Data Safety en Monitoring Boards van klinische trials. De afdeling EDS speelt verder een belangrijke rol in de academische component van het bachelor- en masterprogramma van de Faculteiten Geneeskunde VU en AMC. Tevens organiseert de afdeling meerdere cursussen in de Doctoral School en organiseert zij twee deeltijd masterprogramma’s Epidemiologie.

Wij zoeken een secretaresse die graag ondersteuning wil bieden aan alle collegas binnen deze afdeling. We zijn een afdeling waar vele nationaliteiten aanwezig zijn.

Interesse in deze functie

Kandidaten zullen doorlopend uitgenodigd worden voor een gesprek en de vacature zal sluiten wanneer er een geschikte kandidaat gevonden is.

Heb je nog vragen? Voor inhoudelijke informatie kun je terecht bij Marieke ter Wee, Afdelingsmanager via m.terwee@amsterdamumc.nl.

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure kun je terecht bij Charlotte Veen, Recruitment adviseur, via c.s.veen@amsterdamumc.nl.

Een referentiecheck en screening kunnen onderdeel zijn van de procedure. Kom je bij ons in dienst, dan vragen we voor een aantal functiegroepen standaard een VOG (Verklaring Omtrent Gedrag). Lees hier wat dit inhoudt en of het voor jouw functie van toepassing is.

Interne kandidaten krijgen, bij gelijke geschiktheid, voorrang op externe kandidaten.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.